賃貸借契約における必要書類とは？提出の理由や手配の際の注意点などを解説

賃貸借契約をする際には、いくつかの書類を準備する必要があります。
賃貸借契約に関する必要書類は普段あまり手にしないものが多いため、早めに手配を進めておきましょう。
また、なぜその書類が必要なのかも理解しておくと安心です。
そこで今回は、賃貸借契約時の必要書類である「印鑑証明書」「住民票」「収入証明書」について解説します。
賃貸借契約を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

賃貸借契約の必要書類：印鑑証明書の必要性について

賃貸物件を借りるためには、入居審査をクリアする必要があります。
その入居審査で大切なことは、貸主の「家を貸すことへの不安」を取り去り、信頼を得ることです。
そのため、印鑑証明書・住民票・収入証明書などは、貸主を安心させるための必要書類だと考えておきましょう。
まずは、代表的な必要書類の1つである「印鑑証明書」について解説します。

印鑑証明書の必要性とは

賃貸借契約の必要書類として提出を求められることが多い印鑑証明書ですが、実は法律的に提出の義務があるわけではありません。
法律上では、実印もしくは認印さえあれば、賃貸借契約は成立します。
不動産会社や貸主側のリスク回避のために、印鑑証明書の提出を求められるのです。
賃貸借契約では、貸主からするといわば見ず知らずの相手に大切な不動産を貸し出すことになります。
そのため、家賃滞納などのトラブルが起こった場合に備えて、責任の所在を明らかにする印鑑証明書の提出が求められるのです。
また、家賃の支払いを銀行口座からの引き落としにしている場合は、銀行印を用意しておきましょう。

連帯保証人の印鑑証明書は必要？

連帯保証人は、契約者本人が家賃を支払えない状況になった場合、本人に代わって支払い対応をする重要な存在です。
しかし、賃貸借契約をおこなう場に連帯保証人が同席するケースは少なく、多くの場合は郵送で契約を済ませます。
そのため、契約者本人の印鑑証明書の提出が必須ではないとされる一方、連帯保証人はかならず印鑑証明書を提出しなければなりません。
「本人の意思で連帯保証人になった」という事実を明確にするためです。
郵送でやりとりした契約書類への捺印だけでは、「勝手に実印を使われた」という言い分が通用してしまう可能性があります。
なお、連帯保証人をたてずに保証会社を利用する場合、印鑑証明書を用意する必要はありません。

賃貸借契約の必要書類：住民票の必要性について

住民票も、賃貸借契約の際の重要な必要書類の1つです。
住民票とは、正確には「住民票の写し」のことを指し、役所に登録されている「住民票原本」という帳簿の事項を写したものです。
ここでは、住民票と省略した表記で解説していきます。

住民票の必要性とは

住民票とは基本的に、なにかの手続きをおこなう際に住所を証明する目的で使用されます。
公的な証明書になることから、賃貸借契約の際には契約者の身元確認のために提出を求められる必要書類です。
一般的には、住民票を運転免許証などの本人確認書類と照らし合わせて、契約者本人であることと身元を証明します。
なお、運転免許証には記載がない「以前の住所」や「世帯主」などを住民票で確認できる点も、賃貸借契約の際に住民票が必要とされる理由の1つです。

謄本と抄本のどちらを用意すべき？

住民票には、「謄本」と「抄本」の2種類があります。
「謄本」は同じ世帯の全員の情報が記載された住民票、「抄本」は世帯の一部の情報のみを記載した住民票です。
賃貸借契約では、入居する方全員の情報提出を求められます。
そのため、一人暮らしをするのであれば抄本を、家族全員で入居するのであれば謄本を準備しましょう。
本籍の記載は不要なケースがほとんどですが、貸主によっては本籍の記載を希望することもあるため、事前に確認しておくと安心です。
パートナーや友人とルームシェアをする場合は、それぞれが自身の住民票を用意する必要があります。
なお、住民票は、各市区町村の役場窓口で取得可能です。
窓口が開いている時間に役場に行くことが難しい場合は、代理人や郵送による取得もできます。
また、マイナンバーカードを作成済みの方であれば、コンビニエンスストアのマルチコピー機を利用して住民票を発行することも可能です。

住民票を取得する際の注意点について

住民票を取得する際、気を付けたいのがマイナンバーの記載についてです。
住民票にはマイナンバーを記載することができますが、賃貸借契約で提出する住民票にはマイナンバーを記載しないほうが安心だといえます。
マイナンバーは重要な個人情報にひも付いているため、マイナンバーが記載された住民票の受け取りを拒否している不動産会社もあるからです。
原則として、賃貸借契約のための身元確認には、マイナンバーは必要ありません。
また、以前に別の用事で取得した住民票が手元にあるという方も注意しましょう。
賃貸借契約の際には、「取得してから3か月以内の住民票」の提出を求められるケースが多いからです。
3か月より前に取得した住民票に関しては、現状が反映されていないと判断されることがあります。

賃貸借契約の必要書類：収入証明書の必要性について

収入証明書は、賃貸借契約前の入居審査において重要な必要書類です。
しかし、印鑑証明書や住民票よりも、一般的に馴染みのない書類だといえるのではないでしょうか。
ここではまず、収入証明書がどのようなものなのかについて解説します。

収入証明書とは

収入証明書とは、収入を証明するための必要書類の総称です。
そのため、印鑑証明書や住民票と違い、「収入証明書」という名称の書類があるわけではありません。
収入証明書として利用できる主な書類は下記のとおりです。
各市区町村の役場で取得可能な収入証明書

●所得証明書
●課税証明書
●所得・課税証明書

上記の収入証明書は、窓口で申請すれば誰でも取得することができます。
勤務先で取得可能な収入証明書

●源泉徴収票
●給与支払い証明書

上記の収入証明書を取得できるのは、会社員や公務員の方のみです。
自営業の方や副業での収入を証明したい方は、確定申告書の写しを収入証明書として利用します。
もし、収入証明書を取得する方法がない場合は、収入証明書を提出しなくても契約できる賃貸物件がないか不動産会社に相談してみましょう。
また、まとまった額の預貯金がある場合は、数か月分の家賃を前払いすることで収入証明書の提出をパスできる可能性があります。
あるいは、提出先によっては銀行通常の写しを収入証明書として利用することが可能です。

収入証明書の必要性とは

収入証明書が入居審査の際の必要書類となっているのは、契約者の家賃の支払い能力を見極めるためです。
ただし、じゅうぶんな収入があるからといって、入居が認められるとは限りません。
収入証明書による審査では、勤続年数や勤務先などが重視されるからです。
そのため、勤続年数が長い方や、社会的に信頼度の高い職業・勤務先の方は、審査にとおりやすいといえるでしょう。
一方、転職回数が多い方や、収入の増減が激しい仕事の方は、収入が審査の基準を満たしていても入居が認められないことがあります。

まとめ

普段はあまり手に取ることのない書類が、賃貸借契約の際には必要になります。
そのため、その書類の意味や、なぜ必要になるのかを理解しておくことが大切だといえるでしょう。
また、賃貸借契約における必要書類は、事前に手配を始められるものばかりですので、余裕をもって準備を進めておくことが、スムーズな契約への近道になります。